リモートワークはコロナをきっかけとした一時的な流行ではなく、「働き方の一つ」として定着しつつあり中小企業も無視できなくなりつつあります。しかし、中小企業の経営者や管理職にとって「リモートだと社員の進捗や業務状況が見えにくい」、「サボりが心配」などが悩みの種でしょう。
リモートワークは社員の様子が見えない上、中小は人手も限られていますから、適切なツールを使って管理することが欠かせません。そこでこの記事では、中小企業に最適な管理ツールの選び方と、おすすめツールをご紹介します。
また、単にツールを使えば適切な管理ができるという訳でもありません。ツールの活用も大事ですが、一方で注意すべき点についてもお伝えします。
私自身、中小企業で出社勤務をしていたこともあれば、リモートワーカーとしての勤務経験もあります。またリモートワークの基盤づくりや、リモートでの管理職的なポジションでの経験もあります。こうした経験に基づいて解説していきます。
中小企業だからこそ管理ツールを活用すべき理由
中小企業では、大企業のようにシステム専門の担当者がいないだけでなく、人数も限られています。また、リモートワークの管理も経営者や管理職の仕事になるでしょう。
人手が少なく一人一人の守備範囲が広くて忙しい上に、リモート管理の仕事が更に増えることになります。ですから、特に中小企業ではリモートワーク管理にツールの導入は不可欠です。ツールを上手く活用すれば、少ない人数でも以下のことが可能になるでしょう。
ツールの導入や活用はとても大事ですが、一方で注意点もあります。
注意点①：管理ツールだけに頼ってはいけない！
間違っても「ツールだけで全てを解決できる」と考えてもいけません。なぜなら、ツールは業務を効率化し、負担を軽減させるための道具にすぎないからです。
例えば、工場に優れた機械を導入したからといって、それだけで良い製品が量産できるわけではありません。工場の生産ライン、品質検査、消耗品の管理など生産体制がしっかりしていなければ良い製品を量産することはできません。
リモートワークの管理も同様です。どんなに良いツールを導入しても、社内の体制が整っていなければ適切な管理はできません。
もちろん現実的には、ある程度の管理体制を作り上げるまで試行錯誤など時間がかかります。それでも「このツールを使えば何もかも解決できる」ではなく、「社内の体制（仕組）を主体にツールを選ぶ」という視点を忘れないようにしましょう。
注意点②：いきなり本格導入しない
優れたツールも、何の準備もせずに導入すると使いこなせず、宝の持ち腐れになってしまいます。そこで、以下のステップを踏んで導入しましょう。
ステップ１：目的を明確にする
先の注意点①とも関連しますが、まずは社内の体制・仕組みを考えます。その上で、「進捗の見える化をしたい」などの目的をはっきりさせましょう。
ステップ２：小規模チームでテスト運用する
いきなり全社に導入せず、まずは少人数でテスト運用します。テスト運用した結果や、実際に操作した人の意見なども取り入れつつ本格導入していきます。
もしテストの結果が芳しくなければ、違うツールに切り替えるなどの判断もしましょう。
ステップ３：社内研修の実施やマニュアルを作成する
社内研修やマニュアル作成でツールの使い方を社内で共有し、全員がスムーズに活用できる環境を整えましょう。
管理ツールを選ぶ際にチェックしたい3つのポイント
ひと口に「管理ツール」といっても、その種類はたくさんあります。数ある中で、どんなツールを選んだら良いのでしょうか？ 特に中小企業が導入する場合、必ずチェックしたい3つのポイントをご紹介します。
① 操作が簡単で導入しやすいか？
どんな会社でも、ITツールに慣れていない人は少なからずいます。そこで、なるべく簡単にすぐ使えるツールを選びましょう。
多くのツールは、無料で使えるプランが用意されています。まずは無料プランで操作性などを確かめてみましょう。
②高機能ではなく「コストパフォーマンス」が良いか？
高機能なツールは価格が高くなりがちです。そうでなくても、資金的な余裕があまりない中小企業にとって、いきなり高価なツールは大幅な負担増になりかねません。
そこで必要な機能が揃っていて、かつ月額料金が手頃なものを選ぶようにしましょう。
③ツール数を増やしすぎない
複数のツールを使うと、管理が煩雑になりがちです。進捗管理、コミュニケーション、ドキュメント共有などを一つのツールで完結できれば理想的ですが、あらゆる必要を満たせる「完璧なツール」はありません。よって、いくつかのツールを導入するのが現実的でしょう。
とはいえ、仮に無料で使えるツールでもあれこれ導入せず、本当に必要なツールだけに絞りましょう。
中小企業におすすめのリモートワーク管理ツール
「リモートワーク専用の管理ツール」というものはありません。しかし、以下に紹介するツールを活用することで、コミュニケーション、タスク、労働時間や作業時間などの管理を行えます。
チャットツール
リモートワークでは電話やメールは使わず、チャットによるコミュニケーションがメインとなります。
Chatwork
ビジネス用のチャットとして定番とも言えるツールです。簡単なタスク管理機能もありますが簡易的なものなので、本格的なタスク管理するなら他のツールを導入した方が良いでしょう。
Twist
太字、箇条書き、引用、絵文字が使えるので、チャットワークよりも多彩な表現ができます。タスク管理機能はありませんが、Todoistとの連携ができます。個人間メッセージにも対応しています。
Slack
グループチャット機能や、メンバーと個人的なやり取りをするといった基本的な機能に加え、メッセージの予約投稿機能や、自動的にメッセージを送信するボット機能、他のアプリとの連携など豊富な機能を備えています。無料プランの場合、90日経過したメッセージやファイルにアクセスできないなどの制限がありますが、他のツールと組み合わせれば十分使えます。
ハングアウトチャット
他の人には知られたくない個人間のメッセージ、少人数でのやりとりにオススメです。音声通話、ビデオ通話にも対応しているので、「話した方が早い」という場合でも使えます。
タスク管理ツール
誰が、何を担当しているのかや、それぞれのタスクの期限設定、進行状態の把握など、リモートワークではタスク管理が必須です。ぜひ、以下のようなツールでタスクをしっかり管理しましょう。
Todoist
シンプルな画面と操作性が特徴のタスク管理ツールです。各タスクにコメントできるので、タスク上でちょっとしたやり取りも可能です。
Trello
無料プランでも基本機能が十分で、小規模チームに最適です。ボード形式で視覚的にタスクが管理できるため、進捗が一目で把握できます。
時間計測ツール
労働時間の管理だけでなく、どの作業にどれだけの時間がかかっているかなどを把握するためにも時間計測ツールを使いましょう。
Toggl
シンプルな時間計測ツールです。ただ時間を計測するだけでなく、作業ごとに時間を計測することができるので集計も容易です。
Clockify
詳細なレポートを表示できるので、特定の業務でメンバーごとにどれだけの時間がかかっているかだけでなく、チーム全体でどれだけの時間がかかっているかも把握できます。生産性の改善などにも役立てられるでしょう。
多機能ツール
複数の機能を最初から持っているツールもあります。機能が多い分、慣れるまでに時間がかかることもありますが、できるだけツールを統合したい場合にお勧めです。
Notion
小規模チームの情報共有に向いているツールです。ドキュメント、タスク、データベースを柔軟に作成でき、カスタマイズもしやすくなっています。コメント機能もあるので、タスクごとのコミュニケーションツールとしても活用できます。
Wrike
タスク管理、時間計測、チャット機能が一つになっています。ただし高機能な反面、操作に慣れるまで時間がかかります。Todoistなどの他のツールに慣れてから、Wrikeにステップアップしていくのが良いかも知れません。
ファイル共有ツール
リモートワークでは、業務に必要な資料や作成したファイルをクラウド上に保存し、共有するのが一般的です。
Googleドライブ
無料で15GBまでの保存容量があります。また、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのツールも最初から備わっているので、WordやExcel、PowerPointの代替としても使えます。有料契約をすることで、保存容量を更に増やすことができます。
まとめ
- 中小企業は人数が少ないですので、管理ツールの活用は必須です。
- ツールで全てを解決しようとせず、社内の体制や仕組み作りを主体にしましょう。
- いきなり本格導入せず、目的を明確にする、少人数でテスト運用するなどをまず行いましょう。
- 操作が簡単、コスパが良いツールを選びましょう。
- 様々なツールがありますので、あれもこれも導入するのではなく、必要なツールに絞りましょう。
リモートワークは働き方の一つとして認知が広まっており、中小企業も無視できなくなってきています。幸いにも、インターネット回線やIT機器の発達だけでなく、様々なツールもリリースされており、リモートワークを導入しやすい環境が整っています。ぜひ、管理ツールを賢く使い、リモートワーカーを積極活用していきましょう。
