少人数体制で、一人の業務担当の幅が広い中小企業では、「あの仕事、誰がやるんだっけ？」とか、「うっかり納期を過ぎていた！」などのトラブルが起こりがちです。
こうしたトラブルを防ぐためには、「タスク管理」の導入がお勧めです。タスク管理には、以下のような多くのメリットがあります。
タスク管理の基本的な概念はとてもシンプルですが、その効果は決して侮れません。少ない人数で業務を回さなければならい中小企業だからこそ、タスク管理を導入すべきです。
そこで、この記事では「タスク管理とはそもそも何？」という基本から、中小企業で導入するメリット、導入のステップを解説します。主に従業員のいる中小企業向けの記事となりますが、従業員のいない個人事業でもタスク管理は大いに役立つでしょう。
そもそも「タスク管理」とは何？
「タスク管理」とは、行うべき業務や作業を明確にし、期限や担当者、優先順位を整理して確実に実行していくための管理手法です。
また「タスク」とは、仕事を構成する個々の作業や行動の単位のことを指します。別の言い方をすれば、「業務を細分化したもの」とも表現できるでしょう。
例えば「請求業務」には、単に請求書を作成するだけでなく、以下のような一連の作業が含まれています。
- 請求内容を確認する。
- 請求書を作成・発行する（印刷、PDF化など）。
- 請求書に間違いがないかチェックする。
- 請求書を送付する（郵送、メールでの送付など）。
- 入金が遅れている場合、先方に確認する。
こうした一連の作業を全て「タスク」とし、紙に書き出したり、電子的な方法で記録し可視化します。その上で、担当者や期限を決めておきます。定期的に行う業務であれば、「毎月の〇日にこれをやる」などとルーチン化します。
このように、個々の作業を可視化した上で社内で共有し、漏れや遅延を防ぎ、無理なく進める仕組みがタスク管理の本質です。
なぜ中小企業にもタスク管理が必要なのか？
こんな風に思われるかも知れませんが、全くそんなことはありません。むしろ、少人数体制の中小企業だからこそ、タスク管理を導入すべきと言えます。その理由や、中小が導入するメリットは以下の通りです。
①：属人化のリスクを減らせる
中小企業は一人が担当する業務が幅広いため、誰が何を担当しているかが分かりにくくなることがあります。
しかし、タスク管理を導入しておけば、誰が、何を担当しているかが一目で分かります。仮に、誰かが突然出社できなくなっても、担当業務を他の人に振り分けるなどの対応もすぐできます。
②：業務の「抜け漏れ」を防止できる
「何を、いつまでにするか？」などを個人的なメモや記憶だけに頼っていると、タスクの抜けや遅れが起こりやすくなります。
しかし、タスク管理で一つ一つのタスクを「可視化」することで進捗を一元管理でき、納期遅れ、やり忘れのリスクを大幅に減らすことができます。
③：社内コミュニケーションも円滑になる
中小では口頭での指示が少なくありません。ところが口頭だけだと「言った・言わない」のトラブルが起こりがちです。しかし、タスク化して担当者を明確にすれば、「言った・言わない」を大幅に減らすことができます。
また、業務の進捗が可視化されることで、会議などで「このタスクは順調に進んでいますか？」といった具体的な確認ができるようになります。
このようにコミュニケーションが円滑になることで、結果として業務スピードも向上します。
④：サボり防止にもなる
作業の担当者や期限が曖昧だと、以下のようなことが起こりがちです。
人手が限られている中小では、こうした「サボり」は大きな痛手です。
しかし、タスク管理を導入すると自分の担当、期限が明確になり「仕事をどんどん進めよう」という意識が高まります。
また、期限内に終わっていない（または終わらなそうな）タスクがあれば、上司が確認を入れることでもサボりを防止できます。
⑤：その他のメリット
タスク管理で残業も減らせる？
中小企業は一人の守備範囲が広い分、残業が多くなりがちです。残業が多いと心身の健康を損なうだけでなく、離職率の上昇、人が集まりにくくなるなどの問題にもつながります。
しかし、「タスク管理には残業を減らす可能性も秘めている」としたらどう思われるでしょうか？
仕事術に関して多くの本を書いている、吉越浩一郎さんという方がいます。吉越さんは、外資系企業の日本支社社長時代に「残業ゼロ」を実現したことで有名です。そんな吉越さんの仕事のやり方は、タスク管理がベースになっています。
残業ゼロを実現した「デッドライン仕事術」と「タスク管理」の共通点
吉越さんが残業ゼロを実現した方法の一つが、「デッドライン仕事術」です。
「デッドライン仕事術」の基本的な考え方は、「すべての仕事にデッドライン（期限）を設定し、仕事のスピードと成果を最大化する」というものです。
厳密に言うと「デッドライン仕事術」はタスク管理というよりも、残業しないことを前提とした時間管理やマインドセットを重視した手法です。しかし詳細を見ると、タスク管理との共通点も少なくないことが分かります。
こうした点を考えると、中小企業もタスク管理を徹底することで、残業を大幅に減らせるかも知れません。
ヨーロッパで残業が少ないのは、タスク管理が浸透しているから？
日本と比べ、ヨーロッパではあまり残業しません。これは、労働に対する考え方や文化の違いもありますが、「効率よく仕事するためタスク管理が浸透している」ことも理由の一つと言われています。
吉越さんの著書には、ヨーロッパでの仕事のやり方も紹介されていました。
出社すると、まずデスクの引き出しを開けます。引き出しにには「すべきこと」が書かれた紙が、手前から期限順に並んでいます。その紙を見ると「自分は今日、どの仕事を完了させるか？」、「残りの仕事は、何日までに完了させればよいか？」などがすぐに分かります。
あとは手前の紙から順番に取りだし、書かれている仕事に取り組むだけです。とてもシンプルな方法ですが、働く側からすると以下のようなメリットがあります。
この「やるべきことが書かれた紙が、担当者のデスクに期限順に並んでいる」状態は、まさにタスク管理そのものです。吉越さんの「デッドライン仕事術」には、このアナログなタスク管理手法がかなり反映されていると考えられます。
日本の中小企業も、タスク管理で「社員が迷うことなく仕事ができる」環境を整えれば、生産性は上がり残業を減らすことができるでしょう。
タスク管理の導入手順
どのような手順でタスク管理を導入すれば良いでしょうか？ 以下に具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：ツールを選定・導入する
タスク管理はアナログな方法でもできますが、社内でタスクを共有することを考えると、電子的なツールがお勧めです。最初はTrello、Backlog、Todoistなど、シンプルかつ無料で始められるツールを選びましょう。
尚、以下のものはお勧めしません。
ステップ2：タスクの洗い出し
部署や個人単位で「普段やっている作業」をすべて書き出します。書き出す際は以下のポイントも意識しましょう。
- できるだけ具体的に（後で見たときに分かりやすくするため）
- なるべく細分化する（分担や進捗管理がしやすくなる）
ノートやメモ帳に書き出しても構いませんが、最初からタスク管理ツールに入力した方が早いでしょう。
ステップ3：分類・グループ化する
書き出したタスクを「日常業務」、「プロジェクト業務」などに分類・グループ化していきます。
ステップ4：優先順位と期限を設定する
重要度や緊急度を軸に、各タスクの優先順位を決定していきます。
ステップ5：運用ルールを決定・共有する
「毎朝確認」、「週1回レビュー」など、ルールを明文化していきます。
ツールにコメント機能があれば、コメント機能をどのように使うかななどもルール化すると良いでしょう。
タスク管理を成功させるためのコツ
- 完璧を求めず、小さく始めること
- 全員がアクセスできるツールを選ぶ
- 週1回など、定期的な振り返り時間を必ず設ける
- 経営者・管理職が率先して使う
特に中小企業において、経営者や管理職が率先してタスク管理を行わないと、社内に浸透しません。「タスク管理は部下にやらせておけばよい」といった考え方はぜひ避けましょう。
まとめ
- タスク管理とは、行うべき業務や作業を明確にし、期限や担当者、優先順位を整理して確実に実行するための管理手法です。
- 中小企業もタスク管理を導入することで、業務の属人化や漏れの防止、コミュニケーションの円滑化、サボり防止などの効果を期待できます。
- タスク管理を徹底することで、残業を減らす効果も期待できます。
- タスク管理は、電子的な方法がお勧めです。無料で使える専用のツールをまず試してみましょう。
- 経営者や管理職も率先してタスク管理を行いましょう。
慣れるまで、タスク管理は何となく煩わしい、面倒だと感じるかも知れません。しかし、慣れてくると、もはやタスク管理無しに仕事をする方が不便だと感じるでしょう。ぜひ、中小企業こそタスク管理を取り入れて、生産性の向上と残業の削減を目指しましょう。
尚、タスク管理についてもっと詳しく勉強したいという方は、本を読むことをお勧めします。私がタスク管理を勉強した本は、以下になります。
