少人数体制で、一人の業務担当の幅が広い中小企業では、「あの仕事、誰がやるんだっけ？」とか、「うっかり納期を過ぎていた！」などのトラブルが起こりがちです。
こうしたトラブルを防ぐためには、「タスク管理」の導入がお勧めです。タスク管理には、以下のような多くのメリットがあります。
タスク管理の基本的な概念はとてもシンプルですが、その効果は決して侮れません。少ない人数で業務を回さなければならい中小企業だからこそ、タスク管理を導入すべきです。
そこで、この記事では「タスク管理とはそもそも何？」という基本から、中小企業で導入するメリット、導入のステップを解説します。主に従業員のいる中小企業向けの記事となりますが、従業員のいない個人事業でもタスク管理は大いに役立つでしょう。
そもそも「タスク管理」とは何？
「タスク管理」とは、行うべき業務や作業を明確にし、期限や担当者、優先順位を整理して確実に実行していくための管理手法です。
また「タスク」とは、仕事を構成する個々の作業や行動の単位のことを指します。別の言い方をすれば、「業務を細分化したもの」とも表現できるでしょう。
例えば「請求業務」には、単に請求書を作成するだけでなく、以下のような一連の作業が含まれています。
- 請求内容を確認する。
- 請求書を作成・発行する（印刷、PDF化など）。
- 請求書に間違いがないかチェックする。
- 請求書を送付する（郵送、メールでの送付など）。
- 入金が遅れている場合、先方に確認する。
こうした一連の作業を全て「タスク」とし、紙に書き出したり、電子的な方法で記録し可視化します。その上で、担当者や期限を決めておきます。定期的に行う業務であれば、「毎月の〇日にこれをやる」などとルーチン化します。
このように、個々の作業を可視化した上で社内で共有し、漏れや遅延を防ぎ、無理なく進める仕組みがタスク管理の本質です。
なぜ中小企業にもタスク管理が必要なのか？
こんな印象を持たれるかも知れませんが、全くそんなことはありません。むしろ、少人数体制の中小企業だからこそ、タスク管理を導入すべきと言えます。その理由や、中小が導入するメリットは以下の通りです。
①：属人化のリスクを減らせる
中小企業は一人が担当する業務が幅広いため、誰が何を担当しているかが分かりにくくなることがあります。
しかし、タスク管理を導入しておけば、誰が、何を担当しているかが一目で分かります。仮に、誰かが突然出社できなくなっても、担当業務を他の人に振り分けるなどの対応もすぐできます。
②：業務の「抜け漏れ」を防止できる
「何を、いつまでにするか？」などを個人的なメモや記憶だけに頼っていると、タスクの抜けや遅れが起こりやすくなります。
しかし、タスク管理で一つ一つのタスクを「可視化」することで進捗を一元管理でき、納期遅れ、やり忘れのリスクを大幅に減らすことができます。
③：社内コミュニケーションも円滑になる
中小では口頭での指示が少なくありません。ところが口頭だけだと「言った・言わない」のトラブルが起こりがちです。しかし、タスク化して担当者を明確にすれば、「言った・言わない」を大幅に減らすことができます。
また、業務の進捗が可視化されることで、会議などで「このタスクは順調に進んでいますか？」といった具体的な確認ができるようになります。
このようにコミュニケーションが円滑になることで、結果として業務スピードも向上します。
④：恣意的な手抜きなどによる業務停滞防止にもなる
作業の担当者や期限が曖昧だと、以下のようなことが起こりがちです。
人手が限られている中小では、こうしたことに起因する業務停滞は大きな痛手です。
しかし、タスク管理を導入すると自分の担当、期限が明確になり「仕事をどんどん進めよう」という意識が高まります。
また、期限内に終わっていない（または終わらなそうな）タスクがあれば、上司が確認を入れることでも業務停滞を防止できます。
⑤：その他のメリット
タスク管理で残業も減らせる？
中小企業は一人の守備範囲が広い分、残業が多くなりがちです。残業が多いと心身の健康を損なうだけでなく、離職率の上昇、人が集まりにくくなるなどの問題にもつながります。
しかし、「タスク管理には残業を減らす可能性も秘めている」としたらどう思われるでしょうか？
仕事術に関して多くの本を書いている、吉越浩一郎氏という方がいます。吉越氏は、外資系企業の日本支社社長時代に「残業ゼロ」を実現したことで有名です。私も吉越氏の著作を何冊も読みましたが、吉越氏が提唱する「デッドライン仕事術」には、業務の細分化や期限の設定が重視されており、タスク管理と共通点が見られます。
こうした点を考えますと、期限を設定したタスク管理を徹底することで残業減らすことも不可能ではないと考えられます。
残業ゼロを実現した「デッドライン仕事術」と「タスク管理」の共通点
吉越浩一郎氏が残業ゼロを実現した方法の一つが、「デッドライン仕事術」です。
「デッドライン仕事術」の基本的な考え方は、「すべての仕事にデッドライン（期限）を設定し、仕事のスピードと成果を最大化する」というものです。
厳密に言うと「デッドライン仕事術」はタスク管理ではなく、残業しないことを前提とした時間管理やマインドセットを重視した手法です。しかし詳細を見ると、タスク管理との共通点も少なくないことが分かります。
こうした点を考えると、中小企業もタスク管理を徹底することで、残業を大幅に減らせる可能性を秘めていることが分かります。
ヨーロッパで残業が少ないのは、タスク管理が浸透しているから？
日本と比べ、ヨーロッパではあまり残業しないことはよく知られています。ヨーロッパで残業が少ない要因は、労働基準に関する法規制や、効率を重視する文化など様々な要因がありますが、タスクを管理する習慣が根付いていることも要因の一つとされています。例えば、東洋経済オンラインに掲載された松居温子氏の記事によると、ドイツでは成果につながるタスクのみをピックアップし、そこに集中する意識が高いと指摘されています。
私が過去に読んだ吉越浩一郎氏の著書には、ヨーロッパでの仕事のやり方も紹介されていました（具体的な著書名を忘れてしまい紹介できません）。
出社すると、まずデスクの引き出しを開けます。引き出しには「すべきこと」が書かれた紙が、手前から期限順に並んでいます。その紙を見ると「自分は今日、どの仕事を完了させるか？」、「残りの仕事は、何日までに完了させればよいか？」などがすぐに分かります。
あとは手前の紙から順番に取りだし、書かれている仕事に取り組むだけです。とてもシンプルな方法ですが、働く側からすると以下のようなメリットがあります。
このように、吉越氏が紹介したヨーロッパの事例では、物理的なカードを用いて期限順に業務を管理する徹底したタスク管理が行われていました。現代ではこれがデジタルツールに置き換わっていますが、考え方など核となる部分は共通しています
日本の中小企業も、タスク管理で「社員が迷うことなく仕事ができる」環境を整えれば、生産性は上がり残業を減らすことができるでしょう。
タスク管理の導入手順
どのような手順でタスク管理を導入すれば良いでしょうか？ 以下に具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：ツールを選定・導入する
タスク管理はアナログな方法でもできますが、社内でタスクを共有することを考えると、電子的なツールがお勧めです。とはいえ、手近なツールで代用するのは避けた方が良いでしょう。
例えば、Excelは汎用性が高いですが、複数人での同時更新に難があります。スプレッドシートであれば複数人での同時更新も可能ですが、通知機能という点でやはり課題があります。また、Googleカレンダーにあるタスク機能は、個人のタスク管理には向いていますが、複雑なチームプロジェクトの進捗管理にはあまり向いているとは言えません。
Notionでタスク管理を行う方法もあります。Notionでタスク管理を行う場合、データベース機能を使いますが、私個人の使用感ではデータベースの規模が大きくなると動作が重くなり、使いにくく感じることがあります。また、Notionはカスタマイズ性が高い分、初心者にはハードルが高いと感じる場合もあるでしょう。
こうした点を考えますと、最初はTrello、Backlog、Todoistなど、シンプルかつ無料で始められるタスクツールを選ぶのが良いでしょう。
ステップ2：タスクの洗い出し
部署や個人単位で「普段やっている作業」をすべて書き出します。書き出す際は以下のポイントも意識しましょう。
- できるだけ具体的に（後で見たときに分かりやすくするため）
- なるべく細分化する（分担や進捗管理がしやすくなる）
ノートやメモ帳に書き出しても構いませんが、最初からタスク管理ツールに入力した方が早いでしょう。
ステップ3：分類・グループ化する
書き出したタスクを「日常業務」、「プロジェクト業務」などに分類・グループ化していきます。
ステップ4：優先順位と期限を設定する
重要度や緊急度を軸に、各タスクの優先順位を決定していきます。
ステップ5：運用ルールを決定・共有する
「毎朝確認」、「週1回レビュー」など、ルールを明文化していきます。
ツールにコメント機能があれば、コメント機能をどのように使うかななどもルール化すると良いでしょう。
タスク管理を成功させるためのコツ
- 完璧を求めず、小さく始めること
- 全員がアクセスできるツールを選ぶ
- 週1回など、定期的な振り返り時間を必ず設ける
- 経営者・管理職が率先して使う
特に中小企業において、経営者や管理職が率先してタスク管理を行わないと、社内に浸透しません。「タスク管理は部下にやらせておけばよい」といった考え方はぜひ避けましょう。
まとめ
- タスク管理とは、やるべき業務を細分化して可視化し、期限や担当者を明確に割り振って確実に実行していくための管理手法のことです。
- 少人数の組織こそ導入効果が高く、誰が何をしているかが見えるようになることで、業務の属人化解消や「抜け漏れ」、コミュニケーションの行き違いを未然に防げます。
- すべてのタスクに期限を設定する習慣をつければ、仕事のスピードと成果が最大化され、結果として残業時間の削減にもつながります。
- 導入の際は、最初から完璧を求めず、シンプルで使いやすい専用ツールを選んで「小さく始める」こと、そして経営者や管理職が率先して活用することが定着のコツです。
慣れるまで、タスク管理は何となく煩わしい、面倒だと感じるかも知れません。しかし、慣れてくると、もはやタスク管理無しに仕事をする方が不便だと感じるでしょう。ぜひ、中小企業こそタスク管理を取り入れて、生産性の向上と残業の削減を目指しましょう。
尚、タスク管理についてもっと詳しく勉強したいという方は、本を読むことをお勧めします。私がタスク管理を勉強した本は、以下になります。
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」（デビッド・アレン著）
FAQ：タスク管理に関するよくある質問
Q1. タスク管理と、一般的な「ToDoリスト」と何が違うのですか？
A. タスク管理は、単に「やるべき作業」を書き出すだけでなく、それぞれの期限、担当者、優先順位を明確に整理し、確実に実行するための管理手法を指します。個人の備忘録としての「ToDoリスト」に対し、タスク管理は業務を細分化（タスク化）して可視化し、チーム全体で共有する仕組みである点が大きな違いです。このプロセスを経ることで、誰が何を担当しているかが一目で分かり、業務の「抜け漏れ」や、口頭指示による「言った・言わない」といったコミュニケーションのトラブルを未然に防ぐことが可能になります。
Q2. 少人数のチームや個人事業でも、タスク管理とは導入する必要があるのでしょうか？
A. はい、少人数の組織こそ導入するメリットは非常に大きいです。一人が担当する業務の幅が広い中小企業や個人事業では、個人の記憶やメモに頼ると納期遅れなどのリスクが高まりやすいからです。
また、タスク管理には業務の内容を社内でオープンにする性質があり、特定の担当者しか詳細が分からない「属人化」のリスクを軽減できます。誰かが突然不在になっても、タスクの進捗が可視化されていれば迅速にバックアップ体制を築けます。
加えて、やるべきことが整理されることで、「あれもやらなきゃ」という心理的なパニックやストレスを軽減する効果も期待できます。
Q3. 初心者がタスク管理を始めるめる際、どのようなツールを選べば失敗しませんか？
A. 最初は、直感的に操作できる専用のデジタルツール（TrelloやTodoistなど）を、無料で使い始めるのがお勧めです。多機能なNotion（ドキュメントやデータベースを統合管理できるツール）は自由度が高い反面、初心者には設定のハードルが高い場合があります。また、Excelは一覧性が高いですが、更新やチーム内でのリアルタイムな共有には不向きです。スプレッドシートであればチーム内での更新や共有に問題はありませんが、通知機能に課題があります。まずはチーム全員がアクセスしやすく、操作に迷わないシンプルな専用ツールを選び、完璧を求めず「小さく始める」ことが、社内にタスク管理を定着させるための重要なコツとなります。
Q4. タスク管理を導入することで本当に残業時間を減らせるのでしょうか？
A. 適切に運用することで、残業を大幅に減らす可能性を秘めています。なぜなら、すべてのタスクに「デッドライン（期限）」を設けることで、仕事のスピードと成果を最大化できるからです。
またタスク管理をすることで、出社してすぐに「今日、どの仕事を完了させるべきか」を迷わずに判断できる環境を作ることができます。やるべき優先順位がハッキリすれば、上司への確認待ちなどの無駄な時間を削減でき、効率的に業務を遂行できるようになります。このように社員が「今、何をすべきか」に集中できる環境を整えることが、結果として生産性の向上と残業時間の削減につながります。
