そんな焦りや不安を、あなたも感じておられるかも知れません。
中小企業は限られた人員の中で、日々の業務を回さなければなりません。でも、人を増やしたくても採用できない、任せたくても教える時間すら足りない・・・といった悪循環に陥っていることも少なくないでしょう。
そこで「とにかく頑張る」や「気合と根性で乗り切る」ではなく、「仕組みで仕事を効率化する」という視点を持つことが重要です。特に、中小企業は「少ない人手で仕事を回すこと」を前提に効率化を進めることが不可欠です。
そこで本記事では、中小企業が今すぐ取り組める仕事の効率化方法を具体的にご紹介します。少ない人手でも無理なく仕事を回したい、もっと働く時間を減らしたいと感じておられる方は、ぜひ最後までお読みください。
人手不足・時間不足の中小企業こそ「会社の仕組みで効率化させる」が不可欠！
「仕事の仕組み化」などと聞くと「大企業がやること」、「うちのような小さな会社には関係ない」と思うかも知れません。しかし、多くの中小企業が以下のような状況に置かれています。
こうした現状を考えると、旧態依然とした非効率な仕事のやり方では、やがて限界を迎えるのは明らかです。ですから、中小企業こそ「業務を仕組み化し、仕事の効率をアップさせる」こと、言い方を変えれば「少ない人手で会社を無理なく回せる体制を作ること」が不可欠です。
仕事の効率化は「個人の努力」だけではダメ
日本企業では「とにかく頑張る」、「気合と根性で乗り切る」といった言葉がよく聞かれます。恐らく、「個人の努力で何事も解決できる」といった考え方が根付ているからでしょう。もちろん、個人の努力も幾らかは必要ですが、現実的には限界があります。
様々な調査で、「個人の努力で改善する」よりも、「会社が仕組みから改善する」方が改善率が高いことが分かっています。以下は改善率の目安です。
| 改善を実施レベル | 改善率 |
| 個人の工夫・努力 | 5〜20％程度 |
| 会社の仕組み改善 | 30〜70％以上 |
つまり、いくら個々の従業員が頑張って効率よく仕事しても、効果は限定的ということです。野球に例えれば、「バッターがいくらホームランを連発しても、チームの戦略や体制、監督の采配がダメなら試合に勝てない」のと同じです。ですから、会社の体制・仕組みとして効率アップを目指すことがとても重要です。
仕事の効率化、その他のメリット
仕組み化・効率化のメリットは、少ない人手で業務を回す以外にも多くあります。
利益率が上がれば、銀行も振り向き「ぜひ借りてください」と言ってくるかも知れません。有利な条件で融資を引ければ、資金繰りも楽になります。社員の待遇改善に加え、効率化のための新たな投資も行えるようになるなどの好循環も生まれるでしょう。
中小企業でもできる「仕事の効率化」9選
「仕事を効率化する」と聞くと、「IT機器などに多額の投資をする」といったイメージを持つかもしれませんが、そんなことはありません。中小企業が今すぐできる効率化の具体的な方法を以下にご紹介します。
①：タスク管理で「ムダ業務」を発見
手始めにやるべきなのは「タスク管理」です。
タスク管理とは「行うべき業務や作業を明確にし、期限や担当者、優先順位を整理して確実に実行していくための管理手法」です。このタスク管理が、無駄な業務の発見にもつながり、結果として業務効率がアップします。
以下は、タスク管理に基づく業務改善の例です。
- ホワイトボードや付箋、あるいはタスク管理ツールでタスクを一覧にする。
- 各タスクで「誰が・いつ・何をやるか」を明確に設定する。
- 毎朝5分など、定期的にチェック・タスク整理を行いムダを削減する。
尚、タスク管理の詳細については以下の記事も参照してください。
②：業務マニュアルを整備する
日本の企業には、漠然と「マニュアルは良くない」とった考えを持ち、マニュアル作成をやりたがらないこともあります。「マニュアル人間が増える（マニュアルに頼って自分の頭で考えなくなる）」という懸念があるのかも知れません。
しかし、業務のマニュアル化は効率化に不可欠です。例えば、マクドナルドは徹底的なマニュアル化を行うことで、以下のようなメリットを得ています。
マクドナルドが世界各地に店舗を展開し成功しているのは、マニュアル化のおかげと言っても過言ではありません。
中小企業こそマニュアル化を進めるべき4つの理由
中小企業もマニュアル化を進めることで、以下のようなメリットを得られるでしょう。
特に中小企業では、「忙しくて教える暇がない」とか「仕事は見て覚えろ」といったことが起こりがちです。しかし、そのような環境では優秀な人でもない限り成長できず、それ以外の人はすぐ辞めてしまうかも知れません。こうした問題を解消するためにも、マニュアル化は必須です。
マニュアル化を進める上でのポイント
今は、スマホで簡単に動画を撮影できます。テキストだけのマニュアルを作ると大変ですが、動画を活用することで手間をかなり省けます。また、テキストや画像では伝わりにくい部分も、動画なら伝わりやすくなるので便利です。
③：タスクに優先順位をつける
タスクを洗い出した後、「緊急度」と「重要度」をそれぞれ判断し、優先順位を付けていきます。基本的には「重要かつ緊急のタスク」を最優先にします。
基本的には、以下の4つに分けて優先順位を設定します。
| 緊急 | 緊急でない | |
| 重要 | 今すぐにやる （例：締切間近の仕事、緊急対応） | 計画して取り組む （例：スキルアップ、長期プロジェクト） |
| 重要でない | 他の人に任せる・断る （例：急な来客、不要な会議） | やらない・後回しにする （例：無意味なネットサーフィン） |
④：時間計測を行い「時間の無駄遣い」を可視化
実際の作業時間を記録していくと、無駄に時間を費やしている業務が見えてきます。
例えば、「会議に1日2時間以上使っている」ということが分かれば、もっと会議を短縮するためにどうするかを考え改善します。
時間計測はストップウォッチなどを使っても構いませんが、時間計測ツールを使うと、自分だけでなくチームの計測時間を把握することができます。Toggl Track、Clockifyなどのツールを使い、実際に費やしている時間を計測してみましょう。
⑤：会議は目的を必ず設定して時間短縮
長い会議は時間の無駄であるだけでなく、エネルギーも無駄に消費し、結果として生産性を低下させます。特に目的もなく「とりあえず集まる」だけの会議は無駄でしかありません。
そこで、会議は「意見を出す場」ではなく「決定を下す場」とすることで時間を短縮できます。そのために、以下のように取り決めると良いでしょう。
このように取り決めておくと、会議に無駄な時間をかけずに済むでしょう。
尚、アジェンダや参加者の意見は、Googleドキュメントなどにまとめておくと共有もしやすくて便利です。
⑥：ITツールの活用（低コストで効果大）
ITツールは一定のレベルまでは無料で使えるもの、有料でも比較的低コストで導入できるものがたくさんあります。以下は、中小企業でも導入しやすいツールの例です。
| 業務領域 | おすすめツール |
| タスク管理 | Trello、Backlog、Todoist |
| チャット | Chatwork、Slack |
| スケジュール管理 | Googleカレンダー |
| 資料等の共有 | Googleドライブ |
| ドキュメント、スライド等の作成・共有 | Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド |
| 会計 | freee、マネーフォワード |
| 請求書作成・管理 | misoca |
こうしたツールを導入した上で、繰り返し行う作業（請求書発行、定型メール送信など）は、自動化機能の活用や、テンプレートを作っておくことで更に時間を短縮できます。
また、社員がバラバラのツールを使ってしまわないよう、あるいは保管場所がバラバラにならないよう、ツールの使用に関してある程度ルール化しておくと良いでしょう。
⑦：外注・クラウドソーシングを積極活用
すべての業務を社内で抱え込まず、外注を活用することもできます
例えば、経理、デザイン、SNS運用などを得意とする人を、ランサーズやクラウドワークスなどで探し依頼することができます。
また、ママワークスなどで、在宅の業務委託スタッフを募集することもできます。
いずれにしても「雇う」のではなく「外注する」ことで、福利厚生など経費を節約することができます。
⑧：業務の棚卸で「やらないこと」を決める
業務を効率化するには、何かを「やらない」と決断することも大切です。そこで、定期的に業務を棚卸し、特に重要でない業務は思い切って廃止しましょう。
そうでなくても、新しいこと、やるべきことはどんどん増えていきます。ですから、定期的に業務を見直し、「やるべきことが1つ増えたら、やらないことを2つ増やす」ぐらいの意識を持って棚卸を行いましょう。
⑨：生成AIを使いこなす
ChatGPTを始めとする生成AIは、例えば画像や動画を自動で作成できる、プログラムを書いてくれるなど、これまで人間が時間をかけて行っていたことを比較的短時間で、自動的に行ってくれます。
中小企業も、生成AIを使いこなすスキルを磨くことで、これまで時間のかかっていた作業を大幅に短縮できます。生成AIは「アイデア出し」や「定型作業の自動化」に強みを発揮しますので、以下のような作業に活用できるでしょう。
もちろん、生成AIは間違うこともあります。そこで、生成AIには「たたき台」を作ってもらい、それを人間がチェックや改善、最終仕上げを行うようにすると良いでしょう。
尚、生成AIは「質問（指示）の仕方」によって、出てくる結果が大きく変わります。質問・指示の出した方に関する記事は探せばいくらでも出てきますし、Youtubeなどを探せば解説動画も出てきます。こうした資料を活用し、「生成AIを使いこなす質問・指示スキル」を伸ばしていくことがポイントになります。
注意：効率化は「一朝一夕」には進みません
中小企業において「仕事の効率化」は避けて通れない課題です。とはいえ、社内の効率化が一気に進むことはあり得ません。
言い方を変えれば「最初から完璧を目指す必要はない」ということです。できるところから、一歩ずつ改善していくことが結果として近道になります。日々の小さな改善の積み重ねが、やがて大きな成果につながるでしょう。
仕事効率化を阻む「落とし穴」に注意
効率化を進める上で、以下のような誤った考え方は逆効果です。ぜひ注意しましょう。
①：ツールを導入しただけで満足してしまう
新しいツールを導入すると、それだけで効率化が達成できたかのような錯覚してしまことがあります。結局のところ、ツールはその名の通り「道具」です。どんなに優れた道具も、使いこなせなければ意味がありません。
また、どんなに良い道具をそれなりに使えるようになったとしても、業務設計そのものが変わらなければ、結局ムダはいつまでも残ります。ぜひ「本質的に業務を効率化する」という視点を忘れないようにしましょう。
②：目先の効率だけを追いすぎて、品質が下がる
中小企業は「決して品質を下げてはいけない」と言われています。
有形・無形の商品に関係なく、業務の効率化だけを見て品質を下げるようなことをすれば売上ダウンに直結します。ぜひ、そうした「本末転倒」な結果にならないよう注意しましょう。
③：効率化の意図や方法が社内に浸透していない
どれだけ優れた効率化のアイデアやツールを導入しても、現場の人たちがその意図を理解せず、実行しなければ意味がありません。特に、以下のようなケースに陥らないように気を付けましょう。
上からの一方的に効率化を押し付けるのではなく、現場の実情や意見を尊重しながら進めましょう。
まとめ
- 時間や人手が限られている中小企業こそ、仕事の効率化が必須です。
- 個人の努力では限界があるので、会社の仕組みとして効率化を進める必要があります。
- 時間の無駄遣いを削る、会議の時間を短縮する、「やらないこと」を決めるなど、費用をかけずに行える改善策は少なくありません。
- 無料、あるいは安く使えるITツールが豊富にあるので活用しましょう。
- これからの時代、生成AIを使いこなし効率化を進めることが重要になるでしょう。
- 仕事の効率化、社内の体制改善は一朝一夕にはできません。日々の小さな改善の積み重ねが大きな成果につながります。
限られたリソースで最大限の成果を出すために、記事で紹介した方法の中から、まずは一つを始めてみましょう。少し慣れたらまた一つ・・・とちょっとずつ進めてみます。これだけでも、1ヶ月後の業務効率は大きく変わるでしょう。
尚、求人を強化し「人がもっと集まるようにしたい」とお考えなら、ぜひ以下の記事もお読みください。
